電子署名ソフトウェアのビジネスケース構築

学校で子供たちが自分の名前の書き方さえ習わなくなっているのは、時代の変化と言えるでしょう。この状況をどう捉えるかはさておき、手書きはもはや不要というだけでなく、時間とお金の無駄遣いと言える時代になってしまいました。しかし、お金を節約するには、ある程度の出費は必要です。おそらく低学年の頃に何年も習字の授業を受けてきたであろう、経営幹部に、この古風な習慣が邪魔になっていると説明する方法をご紹介します。

詳細: 電子署名ソフトウェアとDTMソリューションのガイド

電子署名ソフトウェアの意思決定要因

1日に何回署名する必要がありますか？平均すると1回未満かもしれません。では、週に3回だけだとしましょう。文書を印刷し、自分の記録用にコピーを取り、原本を送付先に送るのには費用がかかります。さらに、ファイリングキャビネットの購入費用と、それらが占めるスペースのレンタル費用はどうでしょうか？たとえすべてのデータをスキャンしてフラッシュドライブに保存したとしても、そのドライブの費用がかかりますし、付加価値の高い業務の時間を削ってスキャンするか、アシスタントにこの種の作業を依頼する必要があります。間接的には、承認プロセスの郵送による遅延に伴うコストも発生しますが、電子署名ソフトウェアを使えばスピードアップできるはずです。

当初、電子署名とデジタル取引管理（DTM）ソリューションは、保険・金融サービス、不動産会社、医療機関など、書類への依存度が高く、コンプライアンス規制への準拠が求められる組織で導入されました。これらは、人事、法務、営業、そして国際的に事業を展開するあらゆる組織にも最適なツールです。電子署名とDTMツールは、署名を必要とするワークフローを簡素化・迅速化するだけでなく、情報のセキュリティも確保します。完全なデジタル化には大きなメリットがあります。 

ただし、この記事の目的は、電子署名とDTMソリューションの選定を支援することではありません。Tom's IT Proが既にその点について詳しく説明しています。私たちは、これらのツールの資金調達と承認取得を支援するためにここにいます。そして、そこでビジネスケースが重要になります。

重要なポイントは、メリットは企業全体にもたらされるということです。しかし、よくあることですが、コストはすべてCIOの予算内で発生します。このことが他のCレベルリーダーに明確に伝わらなければ、ビジネスケースの作成に費やした時間は無駄になってしまいます。

電子署名とDTMツールのメリット

通常、ビジネスケース記事を発表する際には、ビジネスケースの構築に多くの独創的な思考が注ぎ込まれます。しかし今回は、CoSign電子署名ソフトウェアの開発元であり、DocuSign DTMプラットフォームのパートナーでもあるAlgorithmic Research Ltd.（ARX）が既に成し遂げてきた成果を高く評価しなければなりません。この記事では特定のソリューションを推奨するわけではありませんが、ARXが正当化手順の開発において行った優れた取り組みには敬意を表します。ARXの事例の一部は、情報画像管理協会（AIMM）が発行したホワイトペーパーでも詳しく解説されており、ARXもそのホワイトペーパーに言及しています。

読む: ARXによるデジタル署名ソリューションのROIを計算する方法 (PDF)
読む: AIMMによるデジタル署名 - ビジネスケースの作成 (PDF)

DTM と電子署名の影響を受ける可能性が最も高い予算項目の現在の状態は次のとおりです。